新北市Google教育帳號使用相關注意事項
新北市教育局 2023.12.05版 
 
一、給學校：
1.    Google帳號說明
1.1. 本市所提供之教育帳號下之相關服務，核心關鍵為「是否有校務行政系統 帳號之存取權」，即教職員生資料之移入或移出。因此，所有教職員工生一旦發生異動，系統自動化同步之後，將全部清除相關內容。
1.2. 特地提醒轉學生及跨教育階段之學生，在本市進行轉學或升國中時，國小端註冊組將學生異動出後，如接收端尚未接收學生或未完成班級配置時，學生在無學籍前將產生空窗期，學生完全無法存取自己的校務帳號，亦不能使用帳號提供之相關服務，需至接收後方能啟動使用。
1.3. 如非本市內轉、升學，離開後本市將不再提供服務，將會在轉出後系統同步清除，相關雲端資料請務必提醒家長、學生於離校前盡速自行備份。
1.4. 各教育階端學生學籍異動時程，依該階段學籍管理辦法處理。
1.5. 建議勿使用本市教育帳號綁定任何應用程式 ，以避免帳號取消後造成使用問題，例如於應用程式服務購買進階功能，一旦帳號取消多半無法轉移或回溯，例如學生綁定遊戲帳號。
 
2.    Google雲端服務管理規則說明
2.1. 本市「Google雲端網域服務管理規則  」可參閱112年7月17日新北教研資字第1121362863號函說明。
2.2. 本局Google Workspace網域帳號數多達近80萬，為少數大型集中網域服務，因此採用了自動化佈建管理帳號方式，儘量減少人力。因此，為提供穩定、有效的雲端服務及降低維運管理成本，特訂定原則，相對而言也對於使用者的某些期待會有落差，簡述如下：
■ 禁止安裝市集程式避免資安問題。
■ 採自動化同步不提供個別化設定。
■ 不啟用個人設備託管。
■ 雲端物件刪除後不再處理回復。
■ 離校前務必做好資料打包與匯出，系統同步離校後，資料將全部清除。
 
3. 有關Gmail Chat使用說明
3.1. 本市Google教育帳號之「Google Chat」說明可參閱112年6月27日新北教研資字第1121197308號函說明。
3.2. 本局提供之全市性「Google教育帳號」係連動「新北市校務行政系統帳號」，無法針對單一個案關閉「Google Chat」功能，僅能採取停用帳號方式，此舉將導致該用戶無法使用本局其他資訊服務系統。
3.3. 倘有學生誤用資訊軟體或工具，建議學校加強提升學生資訊素養 ，倘經學校介入輔導無效後，有個別需求可函請本局關閉特定學生帳號。
3.4. 學校可考慮自行申請Google網域 自行管理，採此方案則屬學校帳號管理範圍，是否關閉Chat功能可由學校自行決定。
 
4.    年齡層控管 (第三方)
4.1.    使用Google Workspace for Education網域服務皆會受到年齡層管制，而針對中小學教育機構，凡是未經標示為年滿 18 歲的使用者，在使用部分 Google 服務時將適用年齡限制規定。登入 Google Workspace for Education 帳戶後，在使用部分 Google 服務時會受到限制，而且完全無法使用某些服務。例如：
■ 相簿圖片辨識、共享相簿等。
■    YT無法建立頻道、播放清單、短片故事、Shorts、直播影片或上傳影片。
■ 網路論壇無法開啟。
■ 無法使用Bard。
4.2.    有關授權第三方應用程式或服務存取 Google 帳戶 ，由於第三方應用程式或服務可能會讀取、編輯、刪除或分享私密資訊，因此Google 將依照年齡為依據做存取權設定。凡標示為未滿 18 歲的使用者禁止使用未設定的第三方應用程式，此為保護未成年個人資料避免洩漏。
4.3.    對於未滿 18 歲的使用者使用，有責任先取得家長同意聲明，再允許這類使用者存取第三方應用程式。因此第三方應用程式平台應自行向家長取得同意，或者向Google調整資料存取內容至適切，而非由本市代位處理，亦請有第三方授權需求的師生理解。
 
5. 帳號停用如何處理
因違反Google服務條款「情節重大」遭到停用，請詢問使用者使用狀況後，並將結果回報本局。此情節處理只能刪除帳號重建，而帳號刪除重建將使該使用者的mail、雲端硬碟、classroom資料會一併刪除，所有資料無法回復，務必確認師生都接受刪除帳號的做法。
 
6. 共用雲端硬碟無法使用
因本市使用量大，為避免共用雲端資料夾過度使用，目前已經停用該項功能，可參閱111年3月8日新北教研資字第1110412296號函說明。
 
7. 雲端硬碟刪除後仍顯示超過空間
請到垃圾筒進行「永久刪除」。另外Google Classroom學生作業檔案部分，建議請老師將不須留用的檔案做刪除或移轉至其他雲端硬碟保存。
 
8. 移轉資料到新帳戶失敗
離職、離校之教職員工，雲端資料轉移到新帳號如遇移轉失敗或是轉到一半失敗，可以嘗試透過底下方法解決：
8.1. 確認新的Google個人帳號雲端資料空間是否足夠。
8.2. 手動透過Google雲端硬碟版安裝電腦後下載，再開個人Google雲端硬碟帳號，另行同步上傳。
 
9.    Meet會議人數上限
本市Google教育帳號係本府教育局與Google之合作方案，提供EducationPlus的教育版本，Google Meet會議室人數上限可達500人。
 
10. 有關教育應用、認證問題
可洽詢龍埔辦公室或上校務行政報名參加GCE L1、L2、GCT之教育認證研習。請務必確認自己程度適合哪一種層級，切勿跳級造成自己困擾。